Seguro Comercial: Por qué documentar procesos de negocio

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Todos los días, los empresarios tienen que tomar decisiones que impactan su negocio. Entérate de las razones por las que es importante documentar todos esos procesos de negocio, en especial si tienes una póliza de seguro comercial y debes someter un reclamo.

Para qué mantener archivos irreprochables

Si tienes una póliza de seguro comercial, está claro que entiendes el valor de ser precavido. Estás preparado en caso de una circunstancia inoportuna.

Pero, si no mantienes los archivos adecuados o no cumples con tu responsabilidad de documentar tus procesos de negocio, podrías tener problemas con tu reclamo. Para evitarlos, es fundamental que mantengas tus archivos claros, accesibles y fieles a la realidad.

En caso de tener que someter un reclamo, lo más probable es que tu aseguradora necesite amplia documentación detallada del negocio. ¿Exactamente cómo puedes documentar los registros del negocio de manera segura e eficaz? Veamos:

Cómo organizar tus documentos

Hoy en día, hay muchas maneras de guardar copias digitales de los documentos de negocio. Es prudente guardar documentos de manera física y también digital, por si tienes que presentarlos a la aseguradora.

Para lograr guardar los documentos de manera digital, existen muchos servicios de almacenamiento de documentos en línea. Su ventaja es que es son muy efectivos y no son muy onerosos.

Entre los programas más populares están Dropbox, Cloud y Google Drive. Algunos cobran mensualmente una cantidad fija a los dueños de negocios que necesiten espacio ilimitado para guardar sus documentos. Otros proveedores cobran por cada gigabyte (GB) que utilices, por ejemplo $1 por cada GB.

Otra ventaja de usar almacenamientos digitales para documentar procesos de negocio es que no se tiene que guardar la información manualmente, ya que el servicio lo hace de manera automática. Esto te ahorra tiempo y preocupaciones.

Empezar a hacer un reclamo

En el caso de que sufras alguna pérdida en tu negocio, por ejemplo un robo o un desastre natural, tendrás que someter un reclamo.

Ojalá que de antemano hayas guardado toda tu documentación de forma detallada: habrás evitado un dolor de cabeza. Los siguientes son ejemplos de documentos que tu compañía de seguro comercial te pedirá cuando sometas el reclamo:

  • Declaraciones de impuestos
  • Estados de pérdidas y ganancias
  • Estados de cuenta del banco
  • Cheques cancelados
  • Registros de nóminas
  • Facturas de servicios públicos
  • Documentación del ingreso mensual

Tener estos documentos ya preparados te ahorrará tiempo y estrés.

Asegúrate de tener un buen equipo de agentes que te ayuden paso a paso, en el caso de que tu negocio sufra pérdidas, llama a un agente de Infinity al 1-800-INFINITY u obtén una cotización el línea hoy mismo.

 

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